办理报销手续流程
发布者:财务处  |  发布时间:2011/8/11 18:03:40  |  浏览次数:3357

报销前,发票、行政事业收据或其他报销凭证须有经手人、经费审批责任人签字,并携带经费本。但涂改的发票、行政事业收据或其他报销凭证不予报销;时间超过一年的发票、行政事业收据或其他报销凭证原则上不予报销。
具体报销手续如下:
1、材料费用的报销
学校事业经费(含事业经费安排的科研、教改、规划课题等)购买材料报销时,需在发票上写明具体材料名称,或发票后附材料明细清单。
2、设备的报销
专用设备单价在800元以上、一般设备单价在500元以上,能独立使用且使用期限在一年以上的,必须凭设备申购单到实验室与设备管理处办理固定资产入库手续,并携带固定资产入库单、固定资产申购单、发票及经费本到计划财务处办理报销手续。其中,单台教学仪器设备超过10,000元的须经教学仪器设备分管校长审批;行政办公设备由行政办公设备的分管校长审批;大型设备和批量采购须附合同。
如一次性购置大批量的低值设备或设备散件,视同固定资产,须办理入库手续。
购买家具、电脑桌、椅等,无论金额大小,需到实验室与设备管理处办理家具入库手续,并凭入库单和发票办理报销手续;
车辆维修费及大额的仪器设备的维修费,需要附维修单位盖章的修理清单。
3、图书资料的报销
学校图书购置经费购置的图书资料,年终由图书馆统一办理固定资产入库手续。其他经费购置的图书资料要有资料室或本部门其他人员验收或证明。
4、工资外的人员经费的报销(含加班、夜班费、夜餐费、临时工工资、外聘人员酬金等)
在学校预算中已安排的人员经费项目中开支的,由单位提出申请,人事处审批;
在人事处从总的人员经费项目中核定的相关部门人员经费,由单位主要负责人审批;
在学院人员经费项目及创收项目中开支的,由院长审批;
因业务工作需要从非人员经费项目中开支人员经费,由单位主要负责人提出申请,分管校领导审批。
5、助学金、奖学金、困难补助及学生活动经费
奖学金、助学金、学生勤工俭学补助的发放:由各学院统一填好卡号、姓名以及金额,经学院学工办负责人及分管院领导审批后到计划财务处办理。
困难补助(包括本专科学生、研究生),如属学院掌控学生困难补助经费开支的,凭各学院开具的困难补助证明单,经各学院学生经费审批人审批后,持本人学生证或身份证到计划财务处办理领款手续;如属学校掌控困难补助经费开支的,经学院以及学生工作处审批后报分管校领导签字,由计划财务处统一发放。
学生活动经费,凭发票或相关票据,由经费负责部门负责人签署意见后,持经费本到计划财务处办理报销手续。
6、职工丧葬费,根据学校有关规定,经办人凭领款单或相关发票,经人事处审批后,到计划财务处领取。
抚恤金:按人事处开出的通知单到计划财务处办理领款手续。
办理职工丧葬费、抚恤金的同时必须结清医疗费及其他借支。
遗属补助金:计划财务处根据人事处下发通知单按月发放到工资卡上。
7、邮资费的报销
教学、行政业务邮资的报销必须凭邮政局开具的邮资发票,不得以各种邮资证明单等不合格单据报销。
8、电话费的报销
根据学校印发的《电话费管理暂行规定》的办法,学校每月将电话费补助转入电信局各享受电话补助人员账号,不再报销个人电话费(横向课题等特殊情况除外)。
9、出差报销
(1)、分别填写出差批准通知单与费用报销明细单;出差批准通知单和费用报销明细单上必须注明出差事由,严禁写只“出差”等字样,在差旅费报销明细单上填列车船费、住宿费、订票费等,所附单据应平整地粘贴在相应的粘贴单上,应将相同性质的单据贴在一块;出差的车船或住宿费超过应享受标准的,必须按审批权限审批。
(2)、教师委托研究生出差的,由派出单位审批,按教职工补助标准的1/2发放,委托本科生出差的,按教职工补助的1/3发放。
(3)、外出参加会议人员报销时必须附会议通知,如报销了会务费、资料费、上机费等不发放会议期间的伙食补助费。
(4)、教职工报销探亲路费,按照学校的有关规定执行,火车按硬座,轮船按四等舱位报销,不享受出差补助。
(5)、出差时乘坐飞机的教职工报销时,须经校领导在相关的飞机票或出差批准通知单上签字后方可报销;
(6)、不符合乘坐火车软卧条件的教职工因特殊情况购买了软卧车票的,须经本单位负责人签字,分管校领导审批后方能报销其软卧车票。
10、出国人员费用的报销
出国、出境人员费用的报销,如属校控经费报销的必须经国际合作与交流处签字,同时附出国出境任务批件或审批表方可报销。汇率的计算凭用汇水单作为换算币种的标准。如属部门经费报销的,需部门审批人审批,并报国际合作与交流处备案。
11、会议经费报销
由我校承办的各类评审会、鉴定会、研讨会、学术会议、工作会议以及各种年会,在召开前需向有关主管部门和计划财务处提交会议收支预算书;会议结束后,凭预算书、决算书、发票支出凭证一次性集中报销,不得分次拆零报销,会议住宿费、伙食费、场租费等发票需附出票单位的详细结算单,评审费,劳务费需附领款人签名清单。
校内的各种会议原则上在校内召开,需要在校外召开的由会议组织单位提出申请,分管校领导审批。
12、修缮费用的报销
日常零星维修费用的报销,根据维修工程决算书及维修发票经后勤管理处处长签字后报分管校领导审批;单项维修金额超过10,000元的须经审计处审计,并按决算金额扣除0.4%水电费。
专项修缮费用的报销,还须附维修合同和工程决算书。
13、实习经费的报销
实习经费的报销由学院经费审批人审批后按《关于学生下厂实习和毕业设计几项费用开支的规定》报销。
14、科研经费的到账与报销
科研经费到账时,由计划财务处通知科技处,科技处通知科研负责人及时填写科研项目拨款单和发放经费本。并经科技处审核人、项目负责人、科技处领导签字后到计划财务处办理入账手续。
根据学校下发的《科研项目经费管理规定》及相关的管理办法办理报销手续;科研项目之间调剂经费,需经计划财务处负责人审批(纵向科研经费原则上不能调剂到横向科研经费)。
横向课题的出差标准高套一档,其乘坐的飞机和火车软卧由课题组组长签字报销。
学校事业经费安排的科研、教改、规划课题经费不得报销接待费、奖励费、个人固定电话及手机费、汽油费等。
15、医药费的管理
根据学校医疗管理实施细则的有关规定,教职工一般应在学校医院看病,如在校外就诊的,门诊收据、购药发票、住院费收据需由校医院院长审批签署报销意见。一次性住院费用过高的还需分管校长签署意见。
参加医疗保险的学生,报销住院费应提供医院的《疾病证明书》、出院小结、医疗发票、费用清单等住院原始单据、学生证、身份证复印件;报销意外伤残费用应提供清楚、全面的病历及县级以上的医院出具的疾病证明书。
校医院应统一使用专用收据,医药费收入及时上交计划财务处。
16、药品采购发票的报销
药品的管理应视同材料管理,建立“进、销、存”制度,医院应根据购药发票办理入库手续,按月根据处方单办理出库手续,并报计划财务处。计划财务处会同其他部门定期对药品仓库的库存药品进行实地盘点。
购药人员根据药品仓库的入库单和购药发票经医院院长签字,到计划财务处办理转账手续。
17、固定资产的报废
报废固定资产时,应到实验室与设备管理处领取“固定资产报废技术鉴定表”,按规定填写表格的各项内容,并按规定的程序进行鉴定,由实验室与设备管理处提出处理意见,并经分管校长审批后,交计划财务处办理报废手续。
报废固定资产的残值收入,应及时上缴计划财务处。
18、对于遗失发票的处理方法
应到售货或服务单位开具证明,须注明原发票的号码及开具发票的时间、物品名称、数量、单价、总价、或复印原发票存根联并加盖售货单位的财务专用章经审批后方可作为报销依据;遗失出差车船票的,需报告说明遗失票据的原因及票据的路段、时间、金额,并经单位领导签批,送计划财务处审批后方可报销。